1. Sederhana
2. Jelas
3. Fleksibel
4. Satu kesatuan / komando
5. Praktis
Fungsi dasar administrasi kesekretariatan :
1. Merumuskan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan informasi
2. Pengendalian informasi
3. Penggunaan teknologi
Beberapa Sistem Administrasi :
A. PROPOSAL
Untuk :
• bahan pertimbangan bagi yang berwenang
• pengajuan bantuan
• landasan kerja
• § barometer keberhasilan
Proposal bersinonim artinya dengan suggestion (saran, usul atau nasehat), offer (penawaran), application (permintaan, lamaran), tender (penawaran, pendaftaran), plan (rencana).
BAB-BAB STANDAR PROPOSAL PERIZINAN :
I. Pendahuluan
II. Dasar pemikiran, Dasar pelaksanaan
Dasar pemikiran berisikan point-point latar belakang berdasarkan hasil pemikiran pelaksana mengapa kegiatan ini diajukan
Dasar pelaksanaan berisikan point-point dasar hukum sebagai landasan pelaksanaan kegiatan ini
III. Maksud dan tujuan
IV. Deskripsi/rencana kegiatan
Berisikan teknis-teknis pelaksanaan kegiatan. Seperti nama kegiatan, tema, waktu, tempat, penyelenggara, peserta, materi, bentuk kegiatan, acara, dll
V. Susunan kepanitiaan
VI. Anggaran biaya (sumber pemasukan)
VII. Penutup
VIII. Format tanda tangan
Aturan format tanda tangan :
(1) yang disebelah kanan kedudukannya(jabatannya) lebih tinggi dari yang disebelah kiri
(2) yang disebelah bawah kedudukannya lebih tinggi dari yang disebelah atas
(3) Cap disebelah kanan atas (bukan ditengah atau dikiri)
IX. Lampiran
PROPOSAL ANALISA USULAN KEGIATAN (Versi ROHANI-554)
• I. Pendahuluan
• II. Dasar pemikiran [kondisi objektif, kondisi ideal]
• III. Tujuan
• IV. Sasaran
• V. Target segmen objek
• VI. Deskripsi pelaksanaan (waktu, tempat, materi, bentuk acara)
• VII. Pelaksana
• VIII. Kriteria keberhasilan
• IX. Anggaran dana
• X. Alternatif sumber dana
B. SURAT MENYURAT
Kegiatan penanganan surat adalah kegiatan yang dimulai dari penerimaan surat masuk maupun surat keluar, pencatatan, pemrosesan sampai dengan pengiriman dan penyimpanan arsip.
Semua surat masuk maupun surat keluar harus dicatat untuk memudahkan pengendalian/penemuan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Pengertian surat
Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain
Fungsi surat
Sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai :
• Wakil dari pengirim/penulis
• Bahan bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, bukti histories, dsb
• Pedoman pengambilan tindak lanjut/keputusan
• Alat mengingat, misalnya suratyang sudah diarsip
• Alat pengukur kegiatan organisasi/instansi
• Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)
Jenis surat :
• Memo
• Surat pengantar
• Surat keputusan
• Surat edaran
• Surat undangan
• Surat tugas
• Surat kuasa
• Surat pengumuman
• Surat pernyataan
• Surat keterangan
• Berita acara
Sifat dan derajat surat menurut sifatnya dapat dibedakan menjadi :
• Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya
• Surat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi, yang erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dna hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
• Surat terbatas, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
• Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus
Salah satu ciri surat rahasia adalah bersampul/amplop rangkap
Fungsi arsip dapat digolongkan menjadi dua golongan, yaitu :
1. Arsip yang dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip ini digolongkan menjadi :
•
o Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, karenanya disimpan di unit pengolahan
o Arsip semi aktif, yaitu berkas surat yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
o Arsip inaktif, yaitu berkas surat yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus, disimpan di pusat penyimpanan arsip
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan
Penyimpanan arsip dapat didasarkan pada :
•
o - Masalah
o Abjad
o Tanggal
o Nomor
o Wilayah
Penulisan bagian surat :
Bagian surat terdiri atas :
1. Kepala surat, yang mencantumkan :
•
o Lambang instansi
o Nomor, lampiran dan perihal
o Tanggal
o Alamat tujuan surat
2. Isi surat, secara garis besar terbagi menjadi tiga bagian :
- Pendahuluan
Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat, ditulis dengan singkat dan jelas tentang yang akan diberitahukan, dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan atau balasan
- Isi pokok
Isi pokok mengemukakan hal yang perlu disampaikan, singkat, lugas dan jelas serta merupakan uraian dari inti surat
- Penutup
Kalimat penutup merupakan simpul dan kunci isi surat, dapat juga berupa harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat
3. Penutup surat, terdiri atas :
•
o Nama dan jabatan penanda tangan
o Tanda tangan
o Cap
o Tembusan
C. LAPORAN KEGIATAN :
Bab-bab isi laporan : (alternatif)
• kesekretariatan
• tiap bidang (Deskripsi kegiatan)
• keuangan
• evaluasi kegiatan
• Kesimpulan, saran
• lampiran
D. DOKUMENTASI :
• Adanya penomoran dokumentasi
• Adanya sistematika penyimpanan dokumentasi
E. PEMBUKUAN KEUANGAN
Jenis I :
Tanggal Aktivitas Debet Kredit Saldo
Jenis II :
Debet Kredit
Tanggal Aktivitas Saldo Tanggal Aktivitas Saldo
Perhatikan bahwa pembukuan harus dilengkapi dengan tanda bukti pengeluaran (bon, kuitansi, dll)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar