Rapat dan Diskusi

Proses interaksi antar manusia akan melahirkan permasalahan-permasalahan yang menuntut sebuah bentuan komuikasi untuk mengatasinya. Untuk mengatasi hal tersebut sering dibentuk sebuah kelompok-kelompok yang membahas tuntas permasalahan-permasalahan tersebut sehingga dihasilkan penyelesaian yang baik.
Macam-macam bentukan kelompok tersebut :
1. Rapat Umum
Pertemuan yang dilaksanakan di tempat umum dan dihadiri oleh masyarakat umum atau sebagaian daripadanya.intinya rapat yang pesertanya tidak dibatasi dari kalangannya sendiri. Tujuannya untuk menyampaiakan informasi umum ( seperti kampanye, penyuluhan), dengan maksud untuk menarik minat , menambah pengetahuan, melakukan kegiatan dontasi, seruan spiritual. Kelemahannya, peserta rapat umum mudah berkurang sehingga perlu dikemas dengan sajian yang menarik dan simpatik.

2. Rapat Khusus
Yaitu pertemuan yang dilakukan pada tempat tertentu, peserta dari kalangan sendiri serta membahas masalah khusus yang ada hubungannya dengan organisasi. Istilah yang digunakan antara lain : mosi, resolusi, amandemen, addendum, rekomendasi, mosi tandingan dan amandemen tandingan.

3. Konferensi
Biasanya bertujuan untuk merundingkan suatu permasalahan yang menyangkut organisasi.

4. Debat
Bantahan lisan antar dua orang atau kelompok yang berbeda pendapat dalam batas-batas aturan main.

5. Diskusi
Bertujuan menarik ide-ide peserta untuk dibicarakan bersama-sama dan menghasilkan kesepakatan bulat.

Hal-hal yang Terkait dengan Diskusi
Penyampaian Pendapat
Pendapat disampaikan dengan singkat, jelas dan argumentatif dengan tidak bertele-tele. Sebelum disampaikan akan lebih baik bila disiapkan bahan terlebih dahulu. Bahan dapat berupa data, informasi dan fakta. Prinsip yang digunakan terdiri dari pendahuluan, pembuktian, dan kesimpulan.

Memimpin Forum Diskusi
Tugas pimpinan adalah mengarahkan suasana diskusi berjalan dengan lancar, baik dan tertib. Pembawaan yang tenang dan mantap merupakan kunci awal proses kepemimpinan diskusi.
Pimpinan diskusi harus mengetahui pokok permasalahan yang berkembang, selain itu informasi seputar permasalahan harus disampaikan sehingga peserta tidak keluar dari arah pembicaraan. Disamping itu, pimpinan diskusi harus bijaksana dalam memutuskan suatu kebijakan diskusi, artinya tidak memihak salah satu pendapat tetapi lebih pada upaya mencari jalan tengah yang memuaskan semua pihak. Fungsi utama pimpinan diskusi atau rapat adalah membimbing dengan memberi petunjuk-petunjuk jalannya rapat dan diskusi. Tugas pimpinan rapat :
1. Mempersiapkan rapat atau diskusi
2. Membuka
3. Membimbing dan mengkoordinir
4. Menyimpulkan
5. Mengagendakan pertemuan selanjutnya.

Etika Rapat dan Diskusi
Para peserta harus menghargai pendapat orang lain dan mau menerima perbedaan serta beritikad baik untuk melaksanakan hasil diskusi. Lontaran pendapat dan pernyataan (sanggahan, persetujuan, kritikan, klarifikasi) harus disampaikan dengan sopan, singkat, jelas dan tidak berbelit-belit.

Prosedur Rapat

1. Persiapan Awal
a) Waktu dan tempat rapat
b) Peserta rapat yang akan diundang
c) Sifat dari suatu rapat
d) Jadwal waktu pertemuan yang tepat
e) Persiapan kesekretariatan

2. Agenda Rapat
a) Kegunaan : sebagai alat Bantu bagi peserta rapat untuk melakukan persidangan
b) Yang berwenang : disusun oleh sekretaris, atau ketua bersama sekretaris
c) Isi agenda :
 Pembukaan
 Pengantar dari pimpinan siding
 Laporan singkat dari rapat yang lalu
 Masalah rapat terdahulu yang belum terselesaikan
 Masalah-masalah baru
 Lain-lain
 Penutup

Tehnik Rapat (Proses Persidangan)

Hal pokok yang di bicarakan dalam ruang lingkup rapat adalah :

1. Menyelenggrakan rapat yang memuat hal-hal :
1) Penataan ruang rapat
2) Panyediaan sarana rapat
3) Informasi untuk kepentingan rapat

2. Mengendalikan sikpa yang mencakup :
1) Mengendalikan konflik
2) Menjaga pebicaraan agar tidak sampai keluar dari pokok permasalahan
3) Menerima atau menolak gagasan seseorang

3. Menggairahkan siding yang mencakup:
1) Membuat peserta siding agar tidak merasa lelah
2) Membuat agar peserta yang gagasannya ditolak tidak merasa kecewa

4. Proses pengambilan keputusan yang mencakup:
1) Menawarkan suatu rumusan
2) Meyakinkan peserta rapat
3) Memperhatkan reaksi peserta
4) Lobbying

5. Menjadi peserta rapat yang produktif, aktif dan kreatif :
1) Cara menangggapi usul atau pendapat orang lain
2) Cara menyampaikan pendapat dan usul

Beberapa Istilah yang Umum Digunakan dalam Suatu Rapat
1. Point of Order
Pernyataan pengantar dari suatu usul atau perintah dalam suatu acara rapat yang sedang berlangsung.
2. Point of Clearification
Ungkapan untuk menjernihkan kembali pernyataan atau usul yang telah disampaikan, tetapi terjadi penafsiran yang salah oleh peserta.
3. Interupsi
Ungkapan pemotongan terhadap pembicara yang sedang berbicara.